Gérer et scaler un opérateur de coworking : les leçons du parcours de Flex-O vers SaaSOffice

Quand Christophe Courtin a fondé Flex-O, opérateur de bureaux flexibles et éco-responsable, en 2020, en pleine crise du COVID, il s’est rapidement rendu compte d’un problème majeur du secteur : aucun outil ne permettait de gérer entièrement la chaîne de valeur d’un opérateur de coworking : de l’acquisition de leads au suivi comptable, en passant par la vente, la facturation, la gestion des espaces, l’offre de services et l’accès aux KPIs.

Il s’est alors tourné vers Didier Fornetti, le CTO de Santiane (autre entreprise fondée par Christophe), pour l’aider à concevoir un outil de gestion complet. Cet outil a permis à Flex-O de croître rapidement, rester indépendant et de devenir rentable.

4 ans après, Flex-O c’est :

    • 18 sites dans les grandes métropoles,

    • 60 000 m² d’espaces gérés,

    • plus de 2 000 clients,

    • un opérateur indépendant et hautement rentable.

Après quatre années de R&D, de tests et d’optimisation quotidienne auprès d’un leader du coworking en France et l’un des plus dynamiques du secteur, et avec l’arrivée de Brice Arnavon, est née SaaSOffice : un logiciel tout-en-un pensé pour révolutionner la gestion des espaces de coworking et de flex offices. Cette solution a donné lieu à la création d’une entreprise indépendante début 2024.

Christophe Courtin - Fondateur de Saas Office

La naissance de SaaSOffice

Le succès de Flex-O n’a pas seulement reposé sur la création d’espaces de travail éco-responsables et attractifs. Il a été rendu possible grâce à une réflexion technologique profonde. Très tôt, Christophe Courtin a compris que la clé pour scaler un opérateur de coworking ne résidait pas uniquement dans la localisation ou le design des bureaux, mais dans la capacité à piloter efficacement chaque aspect de l’activité.

Ainsi, avec Didier Fornetti, ils ont décidé de créer une solution qui n’existait pas encore sur le marché : une plateforme tout-en-un et modulaire, pensé pour les opérateurs d’espaces. Après avoir fait ses preuves en interne chez Flex-O, cette solution a été structurée comme une société indépendante.

C’est ainsi que SaaSOffice a vu le jour, avec une ambition claire : offrir aux opérateurs une plateforme unique, sécurisée et intégrée, leur permettant de croître en toute confiance.

Citation Julien Fritz, ex responsable des opérations chez Flex-O « Lorsque nous avons lancé le logiciel pour la première fois, nous avons immédiatement constaté un véritable changement dans notre organisation. La gestion opérationnelle de nos espaces est devenue beaucoup plus fluide grâce à la centralisation des informations et à l’automatisation de nombreuses tâches. Disposer de données unifiées nous a permis d’éliminer l’utilisation de multiples outils et d’éviter les doubles saisies, ce qui s’est traduit par un gain de temps significatif, une plus grande efficacité et une réduction des coûts. Cela nous a également permis de mieux suivre nos indicateurs de performance, d’identifier plus facilement des opportunités d’upsell et d’optimiser le taux d’occupation des espaces. Très rapidement, nos équipes ont pu se concentrer davantage sur la relation client, ce qui a eu un impact direct sur la satisfaction et la fidélisation. »

En savoir plus

Comment SaaSOffice redéfinit les solutions logicielles pour le coworking

Didier Fornetti - Cofondateur de Saas Office

Un logiciel coworking tout-en-un

Le marché du coworking et des bureaux flexibles est en pleine explosion. Mais cette croissance s’accompagne d’un défi : la complexité de gestion. La plupart des opérateurs jonglent encore entre plusieurs outils — CRM, logiciels de facturation, systèmes de contrôle d’accès, outils marketing — qui ne communiquent pas entre eux ou mal. Cette fragmentation ralentit les décisions, génère des erreurs et alourdit les coûts.

SaaSOffice change radicalement la donne. Sa force réside dans sa capacité à offrir une gestion de bout en bout de la chaîne de valeur :

    • Acquisition : suivi des leads entrants, scoring, qualification et nurturing automatisé.

    • Vente : pipeline commercial clair, génération de devis, intégration du cycle de closing.

    • Contrats : génération et signature électronique intégrées, gestion des avenants et renouvellements.

    • Espaces et options : gestion fine des bureaux privatifs, postes de coworking, salles de réunion et services additionnels (parking, conciergerie, restauration, etc.).

    • Facturation et paiements : suivi en temps réel, génération automatique de factures, intégration comptable fluide.

Une expérience client optimisée

Du côté client, SaaSOffice propose une application intuitive qui centralise tous les aspects de la relation : contrat, réservation de salles, ajout d’options, factures, communication avec l’opérateur. Le coworker devient acteur de son expérience, avec une modularité jamais vue sur le marché.

C’est cette double promesse — un back-office puissant et une expérience client fluide — qui positionne SaaSOffice comme le logiciel de nouvelle génération pour les opérateurs d’espaces flexibles.

Demander une démo

SaaSOffice, un outil d’aide au processus décisionnel

Des décisions stratégiques pilotées par la donnée

Un opérateur de coworking est confronté à une infinité de micro-décisions chaque jour : faut-il ajuster le prix d’un bureau privatif ? Investir dans une nouvelle campagne marketing ? Prolonger un contrat ou réaffecter un espace vacant ?

Traditionnellement, ces décisions étaient basées sur des tableaux Excel compilés laborieusement à partir de données disparates. Avec SaaSOffice, toutes ces informations sont centralisées et mises à disposition en temps réel.

Chaque département peut accéder à ses indicateurs clés sans attendre :

    • CEO : identifier rapidement quels centres sous-performent et comprendre pourquoi (localisation, prix, services, concurrence).
    • CFO : connaître le coût d’acquisition exact par canal marketing, ce qui permet d’allouer les budgets intelligemment.
    • COO : optimiser les taux d’occupation, prévoir les pics de demande et ajuster la tarification au m².
    • CCO : analyser les services générant le plus de revenus récurrents (parking, salles de réunion, restauration) et renforcer les offres les plus rentables.
    • CMO : mesurer en temps réel le ROI des campagnes digitales et ajuster les investissements marketing.
    • Head of Sales : suivre la performance des commerciaux et vérifier si le pipeline permet d’atteindre les objectifs du trimestre.

De l’opérationnel à la stratégie

En centralisant ces données, SaaSOffice ne fait pas que simplifier la gestion : il devient un véritable outil d’aide à la décision stratégique. Les dirigeants gagnent en réactivité et en confiance, deux éléments indispensables dans un marché où la rapidité d’exécution est clé.

Cette intelligence opérationnelle permet aussi de mieux anticiper l’avenir : expansion vers de nouvelles villes, lancement de nouveaux services, ou encore arbitrages immobiliers plus pertinents.

SaaSOffice, une société à part entière

Une gouvernance indépendante

Bien que née au sein de Flex-O, SaaSOffice a très vite pris son indépendance. Aujourd’hui, l’entreprise fonctionne comme une société distincte, avec sa propre gouvernance, sa roadmap produit et ses équipes dédiées. Cette indépendance est essentielle pour garantir la neutralité vis-à-vis des clients externes.

Sécurité et confidentialité

Plusieurs garde-fous garantissent cette indépendance et la sécurité des données :

    • 100 % conforme au RGPD, pour assurer la protection des données personnelles.
    • Certification ISO 27001 en cours, gage des standards les plus exigeants en cybersécurité.
    • Barrière informationnelle séparant Flex-O de SaaSOffice et de tous les autres clients, pour garantir la confidentialité absolue des données.

Une vision élargie du marché

SaaSOffice s’adresse aujourd’hui à un marché plus large que le coworking. Grâce à son approche modulaire et évolutive, la solution est déjà adoptée par d’autres segments de l’immobilier flexible, des foncières à l’hôtellerie en passant par les grands sièges sociaux aux entreprises de stockage. L’ambition est claire : devenir la référence logicielle de la gestion d’espaces hybrides et innovants.

Avec une équipe de 50 collaborateurs, SaaSOffice continue d’évoluer rapidement, en intégrant de nouvelles fonctionnalités et en s’adaptant aux besoins du marché. Chaque mise à jour est pensée avec un objectif : simplifier la vie des opérateurs et enrichir l’expérience des utilisateurs finaux.

 

Un outil tourné vers l’avenir de la gestion des espaces

SaaSOffice est bien plus qu’un logiciel : c’est une nouvelle manière de concevoir et gérer les espaces de travail flexibles. En transformant une expérience interne réussie (Flex-O) en une solution universelle, Christophe Courtin et Didier Fornetti ont ouvert la voie à une nouvelle génération d’opérateurs capables de scaler rapidement, tout en restant rentables et centrés sur leurs clients.

 

À l’heure où les entreprises recherchent de plus en plus de flexibilité dans leurs implantations, SaaSOffice se positionne comme un partenaire incontournable pour les opérateurs qui veulent passer un cap.

Son évolution vers d’autres verticales — corporate, hospitality, stockage — confirme son potentiel à devenir la plateforme de référence de la proptech européenne.

Demander une démo