Des données fragmentées aux données stratégiques Dans un contexte économique de plus en plus concurrentiel et numérisé, les données sont devenues l’un des…
Gestion du courrier
Ne perdez plus jamais un colis. Ni une lettre. Ni votre temps.
Avec SaaSOffice, la gestion du courrier entrant et sortant devient fluide, traçable et sans encombre. Chaque envoi reçu est enregistré, le destinataire est averti et le transfert est suivi à chaque étape, quel que soit le bâtiment, pour tous vos occupants.
+de 1M m²
en cours de déploiement
+100
bâtiments équipés
28 000
utilisateurs quotidiens
Du dépôt à la livraison : un courrier traçable à 100 %
Une tracabilité complète du courrier
Plus de courriers égarés, plus de rappels oubliés, plus de zones d’ombre. Dès qu’un colis ou un pli est réceptionné à l’accueil, l’équipe l’enregistre en quelques secondes dans le back-office SaaSOffice : type d’envoi, numéro de suivi et destinataire. Le collaborateur reçoit aussitôt une notification sur son application mobile, accompagnée d’un code de sécurité à 4 chiffres.
Il lui suffit de présenter ce code à l’accueil pour retirer son envoi en toute sécurité, sans risque de confusion. Absent du bureau ou pris par une réunion ? SaaSOffice permet de désigner un délégué de confiance : un collègue ou bien un assistant, qui recevra la notification à votre place et pourra retirer l’envoi avec son propre code de sécurité. Les managers peuvent également définir des délégués à l’échelle de l’entreprise depuis le back-office.
Chaque étape, réception, mise à disposition et retrait est horodatée et consignée dans un journal de suivi. Pour les équipes Facility Management, les tableurs Excel et les registres papier appartiennent au passé. Un seul outil, une expérience digne d’une conciergerie de haut standing.
Un colis recommandé arrive à la réception
L'agent l'enregistre dans SaaSOffice et le destinataire reçoit instantanément une notification contenant son code de sécurité, en quelques secondes.
Une collaboratrice indisponible désigne son assistant comme délégué
Elle reçoit la notification et retire le colis avec son propre code de sécurité.
Le responsable FM consulte son tableau de bord
D'un simple clic, il consulte les volumes traités, les délais de traitement moyens et les dossiers en attente sur tous ses sites.
Une expérience courrier pensée pour tous les acteurs du bâtiment
Occupants, accueil et Facility Management : chacun a sa vue, chacun gagne du temps
La gestion du courrier avec SaaSOffice n'est pas une solution universelle : il s'agit d'une expérience personnalisée en fonction des rôles. L'équipe d'accueil enregistre chaque envoi en moins d'une minute dans le back-office.
Le collaborateur reçoit une notification sur son téléphone portable contenant un code de sécurité à 4 chiffres ; il peut soit présenter ce code à la réception, soit désigner un mandataire pour récupérer le colis en son nom. Pour le responsable de la gestion des installations, SaaSOffice centralise tous les flux de courrier sur l'ensemble des sites gérés : volumes par bâtiment, délais de remise, alertes sur les colis non retirés.
La plateforme s'adapte aux immeubles à locataires multiples : chaque entreprise n'accède qu'à son propre flux de messagerie, au sein d'un environnement sécurisé et cloisonné. L'équipe d'accueil peut également désigner des remplaçants directement depuis le back-office, afin d'éviter toute interruption inutile. Un seul outil, une expérience digne d'un service de conciergerie pour l'ensemble de l'immeuble.
Agent d'accueil
Enregistre chaque opération effectuée dans le back-office et déclenche automatiquement l'envoi d'une notification contenant le code de sécurité, en moins d'une minute.
Collaborateur occupant
Il reçoit une notification sur son téléphone portable contenant son code de sécurité unique, présente ce code à la réception ou désigne un délégué via l'application.
Responsable FM
Permet de gérer les volumes, les délais d'exécution et les indicateurs clés de performance (KPI) en matière de livraison sur l'ensemble des sites à partir d'un tableau de bord unique, et offre aux occupants une expérience haut de gamme digne d'un service de conciergerie.
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