Des données fragmentées aux données stratégiques Dans un contexte économique de plus en plus concurrentiel et numérisé, les données sont devenues l’un des…
Rendez-vous
Chaque visite planifiée, chaque invité attendu, chaque accueil réussi
Clients, partenaires, prestataires, auditeurs… La fonctionnalité « Rendez-vous » de SaaSOffice permet à chaque collaborateur d'inviter des visiteurs externes en quelques clics, d'en informer automatiquement les équipes d'accueil et d'assurer à chaque visiteur un accueil fluide et professionnel dès son arrivée.
+de 1M m²
en cours de déploiement
+100
bâtiments équipés
28 000
utilisateurs quotidiens
L'accueil commence avant même votre arrivée
Planifier les visites, prévenir la réception, confirmer les arrivées : tout cela depuis l'application.
La fonctionnalité « Rendez-vous » de SaaSOffice organise l'ensemble du cycle de visite : de l'invitation à la confirmation d'arrivée. L'employé crée un rendez-vous en indiquant le lieu, la date, les horaires, une description et les invités. Chaque invité reçoit automatiquement un e-mail contenant tous les détails de la visite, à partir duquel il peut accepter ou refuser l'invitation et s'enregistrer à son arrivée.
De leur côté, les équipes d'accueil et d'hospitality disposent d'une vue d'ensemble de toutes les visites prévues sur place : nom du visiteur, interlocuteur concerné, heure d'arrivée et statut en temps réel. À l'arrivée du visiteur, le réceptionniste confirme sa présence directement depuis l'interface. L'accès à ces informations est réservé aux équipes autorisées (réception, hospitality, back-office) et aux personnes directement impliquées dans le rendez-vous.
Un commercial invite un client à visiter les bureaux
En deux minutes, le rendez-vous est pris ; le client reçoit alors un e-mail contenant l'adresse, la date et un lien pour s'enregistrer.
Un entrepreneur arrive pour effectuer des travaux
La réceptionniste trouve la visite dans sa liste, identifie l'hôte interne et confirme l'arrivée en quelques secondes.
Gestion de la sécurité
À la fin de la journée, le responsable de la sécurité examine le registre des visites pour s'assurer que toutes les entrées ont bien été consignées : conformité et sécurité garanties
Traçabilité, sécurité et conformité, de bout en bout
Une visibilité totale sur les entrées, des droits d'accès contrôlés, des données protégées
Un visiteur bien accueilli est avant tout un visiteur attendu. Grâce à la fonctionnalité « Rendez-vous » de SaaSOffice, chaque invitation alerte automatiquement l'équipe d'accueil, qui sait ainsi exactement qui arrive, quand et pour qui.
Les informations relatives à la visite ne sont accessibles qu'aux équipes habilitées (accueil, service d'accueil, services administratifs) ainsi qu'aux personnes directement concernées par le rendez-vous, à savoir l'invité et l'hôte. Un accueil fluide, professionnel et mémorable.
Un registre complet des visiteurs, pour la conformité et la sécurité du site
Chaque rendez-vous créé dans SaaSOffice est horodaté, suivi et attribué à un hôte identifié. Les équipes chargées de la sécurité et de la gestion des installations disposent d'un registre exhaustif de toutes les entrées sur le site : qui est venu, quand, pour voir qui, et quel était son statut (en attente, accepté, arrivé).
Cette traçabilité répond aux exigences de conformité et aux normes de sécurité propres aux immeubles de bureaux : audits, contrôles d'accès, gestion des risques. Chaque visite est enregistrée sous forme de données structurées : exploitables et vérifiables.
Invitation automatisée
Dès que le rendez-vous est confirmé, chaque invité reçoit un e-mail contenant tous les détails de la visite ainsi qu'un lien pour s'enregistrer.
Accès contrôlé
Les informations relatives à la visite ne sont visibles que par les équipes autorisées et les personnes concernées par le rendez-vous.
Traçabilité totale
Chaque entrée est horodatée et consignée dans un registre des visites accessible à tout moment par les équipes autorisées.
Ressources pour aller plus loin
Accueil, hospitalité et gestion des visiteurs : notre expertise sur le terrain
Introduction Dans un marché en constante évolution, les exploitants d'espaces de travail doivent allier agilité, excellence opérationnelle et expérience client irréprochable. Mais au quotidien…
Sur un marché en pleine expansion et face à une concurrence de plus en plus vive, la gestion d'un espace de coworking nécessite des outils modernes et centralisés. C'est…
Lorsque Christophe Courtin a fondé Flex-O, un opérateur d’espaces de travail flexibles éco-responsables, en 2020, en pleine crise du COVID, il…
SaaSOffice acquiert Welcomr, premier fournisseur français de solutions de contrôle d'accès dans le cloud, afin de renforcer son offre dans le domaine des bâtiments intelligents. SaaSOffice, un éditeur européen de logiciels SaaS…