Dans un marché en pleine mutation, les opérateurs d’espaces de travail doivent conjuguer agilité, excellence opérationnelle et expérience client irréprochable.
Mais la réalité quotidienne est souvent plus complexe : outils multiples, processus fragmentés, données dispersées, temps perdu en ressaisie manuelle…
C’est le défi qu’a dû relever notre client, un acteur majeur de la gestion d’espaces de travail flexibles en France.
Pour accompagner sa croissance et simplifier la vie de ses équipes, il a choisi SAAS OFFICE, une solution unifiée capable de centraliser l’ensemble du parcours client, de l’acquisition au renouvellement.
Analyse de l’existant
Les forces en présence
Avant la transformation, notre client disposait d’une organisation bien structurée :
- Un directeur marketing en charge de la génération de leads et des campagnes.
- Un directeur commercial pour le suivi des opportunités et la conversion.
- Un directeur des opérations supervisant la gestion quotidienne des espaces et des clients.
- Un DAF responsable de la facturation et du reporting financier.
- Un DSI garant de la cohérence technique et de la sécurité des données.
Chaque service possédait son propre outil, ses propres process et indicateurs. Résultat : une structure performante sur le papier, mais des silos technologiques qui freinaient la fluidité et la collaboration.
Des process fragmentés et manuels
- Acquisition via un CRM marketing et commercial, adapté au fil du temps mais devenu lourd et rigide.
- Création des devis sur PowerPoint, convertis manuellement en PDF.
- Gestion des disponibilités des bureaux sur un tableur Excel partagé entre les agences.
- Rédaction des contrats à la main, sans automatisation ni intégration.
Une fois le contrat signé, les données étaient ressaisies dans un logiciel métier servant à la facturation et à la gestion des consommations.
Chaque transfert de données impliquait des opérations manuelles redondantes, synonymes de perte de temps et de risques d’erreurs.
Côté gestion du end user, aucun outil centralisé : tout passait par mails, appels téléphoniques ou fichiers partagés.
Les équipes perdaient du temps à retrouver les historiques et les informations clés des clients.
Des outils multiples et peu intégrés
L’écosystème applicatif de notre client reposait sur :
- Microsoft Office pour la bureautique et la production de devis,
- Un CRM pour la prospection et le suivi commercial,
- Un logiciel métier pour la facturation et l’exploitation quotidienne,
- Des fichiers Excel pour les disponibilités et le pilotage opérationnel.
Au total, plus de quatre outils principaux et une dizaine de solutions satellites coexistaient sans réelle interconnexion.
Une situation tenable à petite échelle, mais devenue chronophage et risquée à mesure que la société se développait.
Les principaux “pain points” identifiés
Ressaisie manuelle : perte de temps, perte d’informations
Chaque client faisait l’objet de plusieurs saisies successives : dans le CRM, le logiciel métier, le tableau Excel, puis dans les outils de facturation.
Ces répétitions entraînaient :
- Une perte de productivité estimée à plusieurs heures par semaine et par collaborateur,
- Des erreurs de saisie impactant la facturation et la satisfaction,
- Des retards dans le traitement des dossiers et des paiements.
La ressaisie manuelle était devenue le principal frein à la croissance.
Des données éparpillées dans quatre systèmes
Chaque département détenait une partie du puzzle :
- Le marketing les leads,
- Les commerciaux les opportunités,
- Les opérations les contrats et consommations,
- La finance la facturation et les règlements.
Cette fragmentation rendait impossible toute vision 360° du client.
Les exports manuels et les rapprochements prenaient des heures, voire des jours.
Les tableaux de bord n’étaient jamais à jour, et la direction manquait de KPI consolidés et en temps réel pour piloter l’activité.
Moins de temps à consacrer au client
Le cumul des tâches administratives et des erreurs de données se traduisait par un effet collatéral direct : moins de temps pour le client.
Les équipes étaient absorbées par la maintenance des fichiers et la correction d’erreurs plutôt que par le développement commercial.
Conséquences :
- Une expérience client morcelée,
- Une satisfaction moyenne,
- Une fidélisation affaiblie et une baisse des opportunités de renouvellement et d’upsell.
Une implémentation réussie de SAAS OFFICE
Un seul logiciel pour les remplacer tous
Face à ces constats, notre client a opté pour SAAS OFFICE, une solution SaaS complète et intuitive permettant de centraliser l’intégralité du parcours client dans un seul outil.
Désormais, la plateforme gère :
- L’acquisition (CRM intégré, gestion des campagnes et des leads),
- La conversion (création de devis et contrats automatisée, signature électronique),
- La gestion quotidienne (suivi des consommations, réservations, incidents),
- La facturation et le paiement (génération automatique des factures, suivi des règlements),
- L’animation client (communication ciblée, notifications de renouvellement, promotions),
- Le pilotage (reportings dynamiques, tableaux de bord consolidés, analyse de la performance).
Résultat : toutes les équipes collaborent dans un environnement unique, avec une information homogène et partagée.
Une data comptable exportable et fiable
La DAF bénéficie d’un des plus grands atouts de SAAS OFFICE : la structuration automatique des données comptables.
Les exports vers les outils de comptabilité sont facilités :
- Données clients et contrats,
- Historique des paiements,
- Écritures comptables normalisées.
Ce nouveau mode de fonctionnement permet une pré-saisie simplifiée et un gain de temps considérable dans la production des bilans.
La traçabilité totale de chaque opération renforce également la fiabilité des audits et du contrôle interne.
Une meilleure gestion du end user et une satisfaction accrue
Côté utilisateur final, les effets se font immédiatement sentir.
Grâce à l’application SAAS OFFICE, chaque client dispose désormais d’un espace personnel pour :
- Gérer ses réservations et ses consommations,
- Accéder à ses factures et paiements,
- Suivre ses demandes d’assistance,
- Recevoir des communications personnalisées.
Les process d’onboarding et de renouvellement sont automatisés, tout comme les relances et suggestions d’offres complémentaires.
Résultat :
- Une satisfaction client en nette hausse,
- Une fidélité renforcée,
- Et une hausse du chiffre d’affaires via un meilleur pilotage des upsells et renouvellements
Conclusion
L’expérience de notre client illustre parfaitement comment SAAS OFFICE peut transformer le quotidien d’un opérateur de services complexes.
En unifiant ses outils, l’entreprise a réussi à reconstruire la ligne de vie du client dans un seul environnement, de la prospection à la facturation.
Les bénéfices sont clairs :
- 🔁 Gain de rétention : des clients mieux suivis, plus fidèles et plus satisfaits.
- ⏱️ Gain de temps : des équipes libérées des tâches répétitives, concentrées sur la relation client.
- ⚙️ Gain d’efficacité : des processus fluides, automatisés et fiables.
- 📊 Gain stratégique : une data centralisée, des KPI consolidés et une prise de décision en temps réel.